Je digitale documenten opslaan in Klyp

Geschreven door Gladys1980 op 01 07 2020. Aantal keer gelezen: 154. Permalink

Categorieën: Computers en Electronica, Internet.

Sinds een paar maanden gebruik ik geen Google Drive of mijn eigen harde schijf meer voor het opslaan van mijn digitale documenten, maar ben ik overgestapt naar Klyp. Klyp is weliswaar betaalde software, maar bespaart me zoveel tijd, dat het de investering meer dan waard is. 

Eigen bedrijf

Ik heb sinds 2011 een eigen bedrijf in administratieve dienstverlening. Het gekke is dat je dan veel aandacht hebt voor de administratie van je klanten, maar je voor je eigen bedrijf eigenlijk te weinig tijd neemt om alles goed op orde te houden.

Zo bewaarde ik mijn documenten op verschillende plekken. In de kast, in Google Drive, op mijn eigen computer, in mijn iCloud enzovoorts. Dat zorgde ervoor dat ik niet makkelijk dingen kon terugvinden, want "waar heb ik dit ook al weer opgeslagen?" En als ik wist waar ik iets had opgeslagen, kon ik het niet altijd makkelijk terugvinden. Vaak ook omdat ik het document niet de juiste benaming had meegegeven.

Sinds ik uitsluitend Klyp gebruik voor het opslaan van mijn digitale documenten is alles anders, door de manier van je documenten opslaan helpt Klyp je dit zo te doen, dat je ze gemakkelijk weer terug kunt vinden. 

Wat is Klyp?

Klyp is een software waar bedrijven hun digitale documenten kunnen opslaan in de cloud. Net als bij de bekende grote cloudopslagsystemen zoals Google Drive en Dropbox, kun je altijd en overal bij je documenten. 

Klyp heeft daarboven nog een hele lijst aan voor mij belangrijke pluspunten die mij hielpen te kiezen voor Klyp:

• In Klyp worden je documenten opgeslagen op servers in Nederland
• In Klyp kun je je documenten gemakkelijker terugvinden.
• Je kunt afdelingen en orders aanmaken, waar je specifieke gebruikers toegang kunt geven in hun eigen afgesloten omgeving. Eigenlijk precies zoals op kantoor een medewerker van een bepaalde afdeling toegang heeft tot de ordnerkasten op die afdeling. 
• Je medewerkers kunnen gemakkelijk thuis werken, documenten die zij via de mail binnenkrijgen kunnen ze meteen in Klyp zetten, zodat deze ook voor de collega's toegankelijk zijn. 
• Je kunt bij je digitale documenten een notitie maken, zodat je altijd kan terugvinden wat je ermee hebt gedaan of nog moet doen. Of je kunt een belnotitie maken over een telefoontje dat je hebt gevoerd m.b.t. het document. 
• Ik kon zelf eenvoudig een afdeling aanmaken met ordners waar ik mijn accountant toegang toe heb gegeven. Nu hoefde ik geen documenten meer te printen en aan hem toe te sturen. 
• Je kunt zelf vernietingingstermijnen toekennen aan je documenten, waardoor steeds automatisch je archief wordt opgeschoond. Je krijgt netjes een lijst met alle te vernietigen documenten voor je neus, je zet een vinkje bij de documenten die echt weg mogen en het systeem verwijdert ze. 
• Documenten met persoonsgegevens kan ik als AVG aanmerken, zodat ik altijd in beeld heb hoe en waar ik privacygevoelige documenten bewaar. 

Mijn ervaring met Klyp

Ik ben nu lekker bezig om stap voor stap al mijn digitale documenten over te zetten naar Klyp. Ik kan documenten gemakkelijk in bulk importeren naar Klyp. Daarna ga ik de documentkenmerken toevoegen en sla de documenten op in Klyp. Ik kan kiezen of ik als vanouds wil "bladeren" in de orders, maar ik kan er ook voor kiezen de zoekfunctie te gebruiken. 

Ik heb voor mezelf meer rust, nu ik weet dat mijn documenten veilig zijn opgeborgen in Klyp. Heb extra features erbij gekregen die ik ongelooflijk handig vind, en ik ben veel minder tijd kwijt aan het zoeken naar documenten, waarvan ik niet altijd meer wist waar ik ze had opgeslagen.

Mocht je meer willen weten over Klyp, bezoek dan hun website eens: www.klyp.nl