De secretaresse met uitsterven bedreigd?

Geschreven door Redactie op 16 08 2017. Aantal keer gelezen: 1236. Permalink

Categorieën: Financieel en Zakelijk, Werk en Banen.

Vroeger was het de normaalste zaak van de wereld dat een bedrijf één of meerdere secretaresses in dienst had. Secretaresses nemen managers en directeuren een hoop werk uit handen, zoals afspraken regelen, notulen maken, brieven typen etc. Tegenwoordig doen veel managers het werk zelf, het is immers makkelijker dan voorheen door de vergaande digitalisering op kantoren. Raakt het beroep van secretaresse uitgestorven?

Wat doet een secretaresse?

Secretaresses zijn echte regelaars, ze houden afspraken in de gaten, regelen meetings en reizen, zorgen dat vergaderzalen op orde zijn, schrijven correspondentie uit, maken notulen bij vergaderingen en nog heel veel meer. Ze nemen zoveel mogelijk werk uit handen, zodat “de baas” zich alleen maar hoeft te richten op het leiden van het bedrijf of de afdeling.

De secretaresse vroeger en nu

Vroeger had een secretaresse meer werk aan het uitwerken van schriftelijke stukken. Typemachines waren nog mechanisch, voor direct correspondentie verzenden had je nog geen mail, maar telex. Meestal ging dat als volgt:

• De directeur dicteert een brief aan de secretaresse
• De secretaresse schrijft deze in steno (kortschrift) op.
• De secretaresse werkt de brief uit in gewone letters.
• De secretaresse typt een ponsbandje in op de telex machine
• De secretaresse controleert of de te verzenden tekst correct is
• De secretaresse plaatst het ponsbandje in de telex en maakt verbinding met de telex van het andere bedrijf.
• De telexmachine leest de ponstekens uit en geeft de tekens in letters weer op de telex van het ontvangende bedrijf.
• De secretaresse van het ontvangende bedrijf haalt de binnengekomen telex uit de machine en legt deze aan de directeur voor.

Alle kans dat de directeur meteen wilde antwoorden en dat bij het ontvangende bedrijf vervolgens het hele zelfde proces werd afgewerkt.

Tegenwoordig gaat alles via mail. De directeur of manager zelf stuurt even een mail aan het ontvangende bedrijf. De directeur of manager van het ontvangende bedrijf mailt meteen even terug. Vaak gebeurt dit nu zonder tussenkomst  van een secretaresse. Door de moderne technologie gaat alles immers veel sneller dan wanneer een brief eerst gedicteerd moet worden, dan geschreven en dan verstuurd door de secretaresse.

Wat doet een secretaresse tegenwoordig nog?

Veel bedrijven hebben al geen secretaresse of administratief medewerker meer die allerlei klusjes afhandelt. Zo lijkt het beroep van secretaresse uit te sterven. Er zijn inmiddels veel minder vacatures voor secretaresses of managementassistentes en er is een overschot aan mensen die secretarieel of administratief geschoold zijn.

Het beroep van secretaresse zal waarschijnlijk niet geheel uitsterven, maar er is wel veel veranderd in de rol van de secretaresse binnen een bedrijf. Veel bedrijven hebben graag een hoog opgeleide managementassistente of secretaresse in dienst, die ook kan meedenken op organisatorisch- of beleidsniveau. Zij kan participeren in werkgroepen en bedrijfsevenementen organiseren, zowel praktisch als inhoudelijk. De huidige secretaresse kan zich vaak meer ontplooien en eigen creativiteit inzetten in haar werk.

De huidige secretaresse kan meer verschillende werkzaamheden uitvoeren, doordat routinewerkzaamheden minder tijd kosten door de automatisering. Ze zal steeds de spil in het bedrijf kunnen zijn waar alles om draait. Regelwerk blijft altijd, officiële zakelijke stukken zullen ook niet verdwijnen en bedrijfsbeleid zal altijd een belangrijk blijven binnen ieder bedrijf.